H 16 Een beschrijving 

Modellen voor het maken van een beschrijving:

  • Beschrijving van de context of omgeving van een organisatie: DESTEP of PESTEL model
  • Beschrijving en analyse van een organisatie: 7-S model
  • Beschrijving van een proces: Flowchart, IDEF0 
  • Beschrijving en analyse van een strategie: Ansoff, Balanced scorecard, Porter, Treacy & Wiersema
  • Typering van een organisatie: Mintzberg

Voorbeeldcasus Zorginstelling De Korenbloem

Lena beschrijft de huidige verzuimsituatie op basis van de HRM-data én op basis van de documentanalyse van de bestaande verzuimprocedures:

 

Situatiebeschrijving thuiszorgafdeling (kerncijfers)

Verzuimpercentage:          10,2% (jaar 2024) vs. 5,8% in 2022 — stijging van 76% in 2 jaar

Verzuimfrequentie:          Gemiddeld 3,1 ziekmeldingen per medewerker per jaar (norm: <2,5)

Gemiddelde verzuimduur:     11,4 dagen per melding (sectorgemiddelde: 8,2 dagen)

Langdurig verzuim (>42 dgn): 6 medewerkers (9,2% van fte) — stijging t.o.v. 2 jaar geleden (2 medewerkers)

Patroon:                     Pieken op maandag en vrijdag; hogere frequentie in team Noord (14,1%)

Verloop:                     18% uitstroom in 2024 — twee keer het sectorgemiddelde

 

Situatiebeschrijving verzuimprotocollen en procedures (documentanalyse)

Formeel verzuimprotocol:     Bestaat — vastgesteld in 2019, sindsdien niet herzien

Inhoud protocol:             Beschrijft meldingsprocedure (dag 1), contact leidinggevende (dag 3),

                             bedrijfsartsverwijzing (dag 6 weken). Geen beschrijving van herstelgesprek.

Bekendheid bij teamleiders:  2 van 4 teamleiders kenden het protocol niet uit eigen beweging;

                             moesten het tijdens interview opzoeken.

Bekendheid bij medewerkers:  Enquête: 61% weet niet waar het protocol te vinden is;

                             44% weet niet bij wie ze na ziekmelding terecht kunnen.

Praktijknaleving:            HRM-registraties tonen: herstelgesprek in slechts 18% van de gevallen

                             gedocumenteerd; bedrijfsartsverwijzing structureel te laat (gem. dag 52).

Vergelijking andere locaties: Verpleeghuis heeft in 2022 protocol geactualiseerd en teamleiders getraind;

                             verzuim daar gedaald van 7,1% naar 5,9% — mogelijke benchmark.

 

Lena concludeert dat er sprake is van zowel kortdurend frequent verzuim (signaal van onvrede of werkdruk) als van toenemend langdurig verzuim (signaal van ernstigere problematiek).  De documentanalyse toont bovendien aan dat het bestaande verzuimprotocol verouderd, onbekend en in de praktijk nauwelijks nageleefd wordt — en daarmee een zelfstandige oorzaak is die in de diagnose wordt opgenomen.