Modellen voor het maken van een beschrijving:

• Beschrijving van de context of omgeving van een organisatie: DESTEP of PESTEL model
• Beschrijving en analyse van een organisatie: 7-S model
• Beschrijving van een proces: Flowchart, IDEF0 
• Beschrijving en analyse van een strategie: Ansoff, Balanced scorecard, Porter, Treacy & Wiersema
• Typering van een organisatie: Mintzberg

Voorbeeld van een prompt om uit te proberen:

"Ik moet de huidige situatie beschrijven bij [organisatie] rondom [onderwerp]. Mijn aantekeningen zijn: [tekst]. Zet dit om naar een gestructureerde, objectieve beschrijving." 

Voorbeeldcasus Zorginstelling De Korenbloem

Lena beschrijft de huidige verzuimsituatie op basis van de HRM-data én op basis van de documentanalyse van de bestaande verzuimprocedures:

 

Situatiebeschrijving thuiszorgafdeling (kerncijfers)

Verzuimpercentage:          10,2% (jaar 2024) vs. 5,8% in 2022 — stijging van 76% in 2 jaar

Verzuimfrequentie:          Gemiddeld 3,1 ziekmeldingen per medewerker per jaar (norm: <2,5)

Gemiddelde verzuimduur:     11,4 dagen per melding (sectorgemiddelde: 8,2 dagen)

Langdurig verzuim (>42 dgn): 6 medewerkers (9,2% van fte) — stijging t.o.v. 2 jaar geleden (2 medewerkers)

Patroon:                     Pieken op maandag en vrijdag; hogere frequentie in team Noord (14,1%)

Verloop:                     18% uitstroom in 2024 — twee keer het sectorgemiddelde

 

Situatiebeschrijving verzuimprotocollen en procedures (documentanalyse)

Formeel verzuimprotocol:     Bestaat — vastgesteld in 2019, sindsdien niet herzien

Inhoud protocol:             Beschrijft meldingsprocedure (dag 1), contact leidinggevende (dag 3),

                             bedrijfsartsverwijzing (dag 6 weken). Geen beschrijving van herstelgesprek.

Bekendheid bij teamleiders:  2 van 4 teamleiders kenden het protocol niet uit eigen beweging;

                             moesten het tijdens interview opzoeken.

Bekendheid bij medewerkers:  Enquête: 61% weet niet waar het protocol te vinden is;

                             44% weet niet bij wie ze na ziekmelding terecht kunnen.

Praktijknaleving:            HRM-registraties tonen: herstelgesprek in slechts 18% van de gevallen

                             gedocumenteerd; bedrijfsartsverwijzing structureel te laat (gem. dag 52).

Vergelijking andere locaties: Verpleeghuis heeft in 2022 protocol geactualiseerd en teamleiders getraind;

                             verzuim daar gedaald van 7,1% naar 5,9% — mogelijke benchmark.

 

Lena concludeert dat er sprake is van zowel kortdurend frequent verzuim (signaal van onvrede of werkdruk) als van toenemend langdurig verzuim (signaal van ernstigere problematiek).  De documentanalyse toont bovendien aan dat het bestaande verzuimprotocol verouderd, onbekend en in de praktijk nauwelijks nageleefd wordt — en daarmee een zelfstandige oorzaak is die in de diagnose wordt opgenomen.

Lena beschrijft de huidige verzuimsituatie op basis van de HRM-data én op basis van de documentanalyse van de bestaande verzuimprocedures:

 

Procesanalyse: het verzuimproces in kaart

Naast de statistische beschrijving maakt Lena ook het verzuimproces zelf inzichtelijk. Ze beschrijft hoe een ziekmelding van begin tot einde verloopt — zowel hoe het nu gaat (het feitelijke proces) als hoe het zou moeten gaan (het formele protocol). Dat verschil tussen papier en praktijk is een van de kernbevindingen van haar onderzoek.

Ze kiest voor een procesflowchart met twee parallelle kolommen: links het huidige, feitelijke proces zoals ze dat heeft gereconstrueerd uit interviews, HRM-registraties en documentanalyse; rechts het gewenste proces zoals dat na invoering van het H+R protocol zou moeten werken.

 

Procesflowchart — toelichting bij de twee kolommen

HUIDIG PROCES (links) — gereconstrueerd uit drie bronnen:

  1. HRM-registraties: herstelgesprek slechts in 18% van de gevallen gedocumenteerd

  2. Interviews: 7 van 9 medewerkers zeggen na ziekmelding niets meer te horen

  3. Documentanalyse: protocol beschrijft geen herstelgesprek; bedrijfsartsverwijzing

     gemiddeld dag 52 (wettelijk vereist: uiterlijk dag 42)

 

GEWENST PROCES (rechts) — gebaseerd op:

  1. Het vernieuwde H+R protocol (te ontwerpen als aanbeveling A)

  2. Literatuur: effectief gebleken elementen bij vergelijkbare zorginstellingen

     (TNO, 2022; Schellart & Mulders, 2021)

  3. Input uit validatiegesprek met Petra de Vries en Kees Verboom

 

Lena verwerkt de flowchart ook in haar eindpresentatie: ze toont de twee kolommen naast

elkaar op één slide, zonder tekst, en vraagt de zaal: 'Wat valt u op?' Het contrast spreekt

voor zich — dat maakt het een sterk openblik in de presentatie.