Leeswerk en links bij de methoden van dit hoofdstuk

PERT-methode:

https://asana.com/nl/resources/pert-chart

https://www.youtube.com/watch?v=a-1CyWKKG_A 

Voorbeeldcasus Zorginstelling De Korenbloem

Het complete PvA bevat alle voorafgaande onderdelen, voorzien van een colofon en een inleiding en afgesloten met een complete projectplanning:

PLAN VAN AANPAK

Zorginstelling De Korenbloem

Reductie ziekteverzuim thuiszorgafdeling

 

1. Colofon

Titel

Reductie ziekteverzuim thuiszorgafdeling De Korenbloem: analyse en advies

Auteur

Lena Martens

Studentnummer

500234781

E-mail student

l.martens@student.opleiding.nl

Telefoon student

06-12345678

Opleiding

HBO Bedrijfskunde

Opleidingsbegeleider

Dr. A. Hendriks

Opdrachtgever

Zorginstelling De Korenbloem, Nijmegen

Contactpersoon

Petra de Vries, HR-manager — p.devries@dekorenbloem.nl / 024-3456789

Tweede contactpersoon

Kees Verboom, locatiemanager thuiszorg — k.verboom@dekorenbloem.nl

Stageperiode

Week 5 t/m 24, studiejaar 2024-2025 (20 weken)

Versienummer

v1.0 definitief

Datum

15 september 2024

Status

Goedgekeurd door opdrachtgever en opleidingsbegeleider

 

2. Inleiding

Dit Plan van Aanpak beschrijft de opzet van de afstudeeropdracht die Lena Martens uitvoert bij zorginstelling De Korenbloem in Nijmegen. De opdracht richt zich op het analyseren en terugdringen van het hoge ziekteverzuim bij de thuiszorgafdeling van de instelling.

In dit plan vind je achtereenvolgens: de aanleiding en context van de opdracht (§3), de probleemstelling (§4), de doelstelling (§5), een voorlopige businesscase (§6), de bijdragen die worden geleverd (§7), de afbakening (§8), beperkingen (§9), het programma van eisen (§10), de stakeholderanalyse (§11), de risicoanalyse (§12), de onderzoeksopzet (§13), het theoretisch kader (§14), het voorlopig conceptueel model (§15), de onderzoeksvragen (§16-17) en het projectplan (§18).

Dit plan is vastgesteld na overleg met de opdrachtgever en de opleidingsbegeleider. Wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en gecommuniceerd aan alle betrokkenen.

 

3. Aanleiding, organisatie en context

De organisatie

Zorginstelling De Korenbloem is een middelgrote zorgorganisatie in Nijmegen met 380 medewerkers verdeeld over drie locaties: een verpleeghuis, een thuiszorgafdeling en een dagbestedingscentrum. De instelling biedt zorg aan ouderen en mensen met een lichamelijke beperking en ontvangt financiering vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo).

Aanleiding

Het ziekteverzuim bij De Korenbloem is de afgelopen twee jaar sterk gestegen: van 5,8% in 2022 naar 8,4% in 2024. De stijging is het sterkst bij de thuiszorgafdeling, waar het verzuim inmiddels 10,2% bedraagt — ruim boven het sectorgemiddelde van 6,5% (bron: Nivel, 2024). Dit leidt tot toenemende vervangingskosten, roosterdruk bij aanwezige medewerkers en risico's voor de kwaliteit van de geleverde zorg. 

De aanleiding voor deze opdracht is een signaal van de HR-manager, mevrouw Petra de Vries, die de stijging in het kwartaalrapport heeft gesignaleerd en besloten heeft tot een structureel onderzoek. Een eerder project (interventie door een externe arbo-adviseur in 2023) heeft onvoldoende effect gehad.

Strategische context

De Korenbloem heeft in haar meerjarenstrategie 2023-2027 als doel opgenomen om een 'aantrekkelijke werkgever' te zijn in een krappere arbeidsmarkt. Hoog verzuim ondermijnt die ambitie direct: het verhoogt de werkdruk voor zittend personeel, verhoogt het personeelsverloop en maakt werving moeilijker. Terugdringen van het verzuim is daarmee niet alleen een kostenbesparingsmaatregel, maar ook een strategische investering in de aantrekkelijkheid van De Korenbloem als werkgever.

 

4. Probleemstelling

Het ziekteverzuim bij de thuiszorgafdeling van De Korenbloem bedraagt 10,2%, wat significant hoger is dan het sectorgemiddelde van 6,5% en een stijging van 76% betekent ten opzichte van 2022. Dit leidt tot hogere personeelskosten, toenemende roosterdruk en risico's voor de continuïteit en kwaliteit van de geleverde zorg, en imagoschade.

Definitie probleem

Structureel hoog ziekteverzuim bij de thuiszorgafdeling

Aard van het probleem

Prestatieprobleem: de afdeling presteert structureel slechter dan de norm op verzuimbeheersing

Probleemeigenaar

De Korenbloem als organisatie; direct gevoeld door HR, locatiemanagement en collega-medewerkers

Locatie

Thuiszorgafdeling De Korenbloem (65 fte), (10,2% verzuim)

Ernst

Verzuim 57% boven sectorgemiddelde; €278.000 jaarlijkse vervangingskosten; 6 medewerkers in langdurig verzuim

Ontstaansgeschiedenis

Verzuim steeg van 5,8% (2022) naar 8,4% (2024); thuiszorg stijgt harder dan andere locaties; reorganisatie thuiszorg in 2023 als mogelijke versnellende factor

Kwantitatief

Verzuim 10,2%; frequentie 3,1 meldingen/fte/jaar; gemiddelde duur 11,4 dagen; 6 medewerkers langdurig (>42 dgn)

Kwalitatief

Medewerkers rapporteren hoge werkdruk; teamleiders geven aan geen structurele begeleiding te bieden bij terugkeer; OR signaleert onrust op de afdeling

 

5. Doelstelling

De aanpak van deze opdracht is tweeledig: (1) inzicht krijgen in de oorzaken van het hoge verzuim bij de thuiszorgafdeling, en (2) een onderbouwd advies leveren met concrete maatregelen die het verzuim duurzaam terugbrengen.

SMART-doelstelling

Specifiek:     Reductie van het ziekteverzuim bij de thuiszorgafdeling van De Korenbloem

Meetbaar:      Van 10,2% naar maximaal 7,0% (sectorgemiddelde = 6,5%; 7,0% als reële tussenstap)

Acceptabel:    Vastgesteld en onderschreven door HR-manager en locatiemanager thuiszorg

Realistisch:   Haalbaar binnen 12 maanden na implementatie van het advies

Tijdgebonden:  Meting na 12 maanden op basis van kwartaalcijfers HRM-systeem

De bijdrage van de opdracht aan het bereiken van de doelstelling bestaat uit het leveren van een situatiebeschrijving, diagnose, advies en implementatieplan. De realisatie van de aanbevelingen valt buiten de scope van deze opdracht.

 

6. Voorlopige businesscase

Op basis van globale schattingen is de businesscase van deze opdracht positief. Een uitgewerkte businesscase wordt opgeleverd als onderdeel van het eindadvies (zie §7).

Huidige verzuimkosten (10,2%, 65 fte)

± €278.000 per jaar (vervangingskosten + productieverlies)

Doelsituatie (7,0% verzuim)

± €191.000 per jaar

Potentiële jaarlijkse besparing

± €87.000

Geschatte investering interventies

± €22.000 eenmalig + €12.000 structureel per jaar

Geschatte terugverdientijd

< 4 maanden

Aanname effectiviteit

25-35% reductie op basis van vergelijkbare interventies in de zorgsector (TNO, 2022)

Let op: dit zijn voorlopige schattingen op basis van sectorgemiddelden. De definitieve businesscase wordt opgesteld na de diagnose en interventiekeuze.

 

7. Bijdragen die worden geleverd

De volgende producten worden opgeleverd aan het einde van de opdracht:

Een Situatiebeschrijving: Kwantitatieve analyse verzuimdata + beschrijving huidige situatie

Een Diagnose:  Oorzaakanalyse op basis van interviews, enquête en documentanalyse

Een Advies:  Onderbouwde aanbevelingen voor drie interventies

Een Businesscase: Een financiële onderbouwing van het advies

Een Implementatieplan: Fasering, verantwoordelijkheden, mijlpalen en risico's

Een Scriptie: Een volledig verslag conform de richtlijnen van de opleiding, inclusief onderzoeksdossier

Een Eindpresentatie:  Een presentatie voor MT en HR van De Korenbloem (20 min + vragen)

 

8. Afbakening

De opdracht richt zich uitsluitend op de thuiszorgafdeling. De volgende zaken vallen expliciet buiten de scope:

• De andere twee locaties van De Korenbloem (verpleeghuis, dagbesteding)
• De realisatie en uitvoering van de aanbevelingen — dat is de verantwoordelijkheid van de organisatie
• Individuele situatie van zieke medewerkers
• Financiële of juridische aspecten van re-integratietrajecten
• Wervings- en selectiebeleid (tenzij direct gerelateerd aan verzuimproblematiek)

De afbakening is bepaald in overleg met Petra de Vries en Kees Verboom en vastgelegd in het startgesprek met de opdrachtgever.

 

9. Beperkingen aan onderzoek en oplossingen

Tijd

20 weken beschikbaar, waarvan 4 weken gereserveerd voor schrijven en afronden

Datakwaliteit

HRM-systeem bevat geen diagnostische informatie per ziekmelding; onderscheid medisch/niet-medisch verzuim niet mogelijk

Privacy

Individuele ziektemeldingen zijn niet toegankelijk; alle medewerkerdata worden geanonimiseerd verwerkt conform AVG

Toegang

Medewerkers werken verspreid over een groot geografisch gebied; interviews deels digitaal

Externe factoren

Krapte op de arbeidsmarkt is een macrofactor die buiten de invloedssfeer van De Korenbloem ligt

Oplossingen

Interventies mogen de arbeidsrechtelijke positie van medewerkers niet aantasten; OR-instemming is vereist bij beleidswijzigingen

Beoordelingseisen

Het verslag moet voldoen aan het beoordelingsformulier van de opleiding; methodische verantwoording is verplicht

 

10. Programma van eisen

De op te leveren producten moeten voldoen aan de volgende eisen:

Eisen vanuit de opdrachtgever

• Het advies is praktisch uitvoerbaar binnen de bestaande capaciteit en het budget van de HR-afdeling
• De aanbevelingen leiden aantoonbaar tot verzuimreductie op basis van vergelijkbare gevallen in de sector
• Het implementatieplan beschrijft concrete stappen, verantwoordelijkheden en een tijdlijn
• Alle medewerkerdata worden vertrouwelijk behandeld; individuele medewerkers zijn niet herleidbaar in het verslag
• Oplevering van het eindrapport uiterlijk einde week 20

Eisen vanuit de opleiding

• Het onderzoek is methodisch verantwoord: transparant, betrouwbaar en valide
• Het theoretisch kader is gebaseerd op recente, peer-reviewed literatuur
• Het verslag voldoet aan APA-7 bronvermelding
• Het verslag bevat een reflectie op het eigen leerproces
• Tussentijdse feedback van de opleidingsbegeleider is verwerkt

 

11. Stakeholderanalyse

De stakeholderanalyse is uitgevoerd aan de hand van een impact-interesse-matrix. Stakeholders zijn ingedeeld op basis van hun beslissingskracht (impact) en betrokkenheid bij de opdracht (interesse). Het communicatieplan maakt onderdeel uit van de stakeholderanalyse.

12. Risicoanalyse

13. Onderzoeksopzet en aanpak

Het onderzoek combineert kwantitatieve en kwalitatieve methoden (mixed methods) om de oorzaken van het verzuim vanuit meerdere invalshoeken te kunnen verklaren en onderbouwen.

 

Type onderzoek

Beschrijvend en verklarend praktijkonderzoek

Strategie

Mixed methods: kwantitatieve data-analyse + kwalitatieve interviews + enquête

Eenheid van analyse

Thuiszorgafdeling De Korenbloem (65 fte)

Tijdshorizon

Longitudinaal: analyse van HRM-data over de periode 2022-2024;

Validiteitsborging

Triangulatie van drie databronnen; terugkoppeling naar de medewerkers bij de diagnose; validatiegesprek met opdrachtgever

 

Onderzoeksmethoden

1. Kwantitatieve verzuimanalyse — HRM-data over 24 maanden (frequentie, duur, type, patroon)
2. Semi-gestructureerde interviews — 9 medewerkers + 2 teamleiders + 1 expertinterview (Kees Verboom)
3. Online enquête — alle 65 medewerkers (respons target: >60%)
4. Documentanalyse — bestaand verzuimprotocol, beleidsdocumenten, OR-verslagen
5. Literatuuronderzoek — systematisch zoeken in Databases, Google Scholar

14. Theoretisch kader

Het onderzoek is theoretisch onderbouwd met drie modellen die samen een verklaring bieden op organisatie-, team- en individueel niveau:

Model 1

JD-R theorie — Bakker, Demerouti & Sanz-Vergel (2023) Verklaart op organisatieniveau hoe werkeisen en energiebronnen verzuim veroorzaken respectievelijk voorkomen

Model 2

Presenteïsme-continuüm — Johns (2010) Beschrijft hoe ziek doorwerken (presenteïsme) voorafgaat aan en leidt tot langdurig verzuim

Model 3

Leiderschapsrolmodel — Dietz, Zacher, Scheel, Otto & Rigotti (2020) Toont aan dat het gedrag van leidinggevenden het aanwezigheidsgedrag van medewerkers direct beïnvloedt

De drie modellen zijn geselecteerd op basis van een systematisch literatuurzoekproces (zie onderzoeksdossier bijlage B: zoeklogboek). Publicatiecriterium: peer-reviewed, 2015 of later, minimaal 50 citaties.

15. Voorlopig conceptueel model

Op basis van het theoretisch kader is het volgende voorlopige model opgesteld. Dit model wordt getoetst en bijgesteld op basis van de onderzoeksresultaten.

16. Hoofdvraag

Welke maatregelen kunnen het verzuim bij afdeling Thuiszorg van Zorginstelling De Korenbloem duurzaam terugbrengen tot maximaal 7,0%?

17. Deelvragen

DV1

Wat is de aard en omvang van het ziekteverzuim bij de thuiszorgafdeling (frequentie, duur, type)?

DV2

Welke werkgerelateerde factoren (werkdruk, steun, leiderschap, beleid) hangen samen met het hoge verzuim?

DV3

Wat zijn de ervaringen van medewerkers met werkdruk en begeleiding bij verzuim?

DV4

Welke bewezen effectieve oplossingen bestaan er voor verzuimreductie in de thuiszorg?

DV5

Welke interventies zijn het meest haalbaar en effectief gegeven de context van De Korenbloem?

18. Projectplanning en onderzoeksplan

Overlegstructuur

• Wekelijks statusoverleg (30 min.) met Petra de Vries — voortgang, knelpunten, toegang
• Tweewekelijks overleg met dr. A. Hendriks — methodische onderbouwing en feedback op schrijfwerk
• Tussentijdse opleveringen: situatiebeschrijving (week 4), interviewanalyse (week 9), diagnose (week 12)